Nel mondo sempre più digitalizzato di oggi, la firma di un documento non richiede più carta, penna e scanner. Basta ricorrere alla firma digitale per garantire l’autenticità e la sicurezza dei documenti online. Ma come funziona nello specifico e come si fa a firmare digitalmente un documento? Scoprilo in questo breve approfondimento.
Cos’è e come funziona la firma digitale?
La firma digitale non è altro che una Firma Elettronica Qualificata che permette di certificare l’autenticità e l’integrità del documento, dando la piena garanzia dell’identità di chi lo firma.
In pratica, la firma digitale mantiene lo stesso valore legale della classica firma autografa. Inoltre, proprio come accade con la firma su carta, il documento non può assolutamente essere manomesso dopo la sottoscrizione. Grazie alle caratteristiche della firma digitale, professionisti, imprese e singoli cittadini possono adottare questo strumento per firmare contratti, bilanci, documenti amministrativi e giudiziari in pochi istanti, senza la necessità di stampare o utilizzare carta.
Ma in che modo la firma digitale può certificare la validità di un documento?
Il meccanismo che rende possibile la firma digitale si basa su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, composto da una chiave pubblica e una chiave privata, correlate tra loro. La chiave pubblica è accessibile a tutti e viene utilizzata per verificare l’autenticità del mittente del messaggio o del documento firmato. D’altra parte, la chiave privata è custodita esclusivamente dall’autore del messaggio o del documento. È con questa chiave privata che l’autore appone la firma sul messaggio o documento, garantendo così l’integrità e l’autenticità della firma stessa.
I contesti di utilizzo della firma digitale sono estremamente vari. Prima di tutto, consente di digitalizzare e semplificare molte pratiche pubbliche, private e aziendali. Questo strumento conferisce validità legale alla documentazione digitale e, pertanto, viene impiegato nella firma dei contratti, nelle richieste di contributi, nelle dichiarazioni e visure camerali, così come nelle fatture e autocertificazioni.
Cosa serve per firmare digitalmente un documento?
Per ottenere la firma digitale è necessario disporre di strumenti specifici forniti da provider qualificati, i quali forniscono tutto il necessario per la firma elettronica. A seconda del provider e del servizio scelto, potrebbe essere richiesto l’utilizzo di dispositivi diversi.
Di solito, per firmare digitalmente un documento, si utilizza un dispositivo come una smart card contenente un certificato di firma digitale rinnovabile, accompagnato da un lettore di smart card. In alternativa, possono essere forniti kit speciali che comprendono sia hardware che software.
Il documento informatico destinato alla firma digitale deve essere redatto in un formato statico, come il PDF/A, progettato appositamente per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici. Questo documento non deve contenere “macroistruzioni” o “codici eseguibili” che potrebbero alterare i fatti, gli atti o i dati rappresentati. Ad esempio, i documenti nei formati più comuni come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non sono adatti per la firma digitale in quanto possono essere modificati anche dopo la firma (inclusi i file con estensione .p7m).
Esistono anche soluzioni remote per firmare digitalmente un documento online, come Notarify, che consente di firmare documenti in cloud in maniera flessibile e senza complicazioni tramite un accesso virtuale sicuro.
Come si fa a firmare digitalmente un documento?
Arriviamo al cuore della questione, rispondendo alla domanda: come firmare un documento digitale? Per assicurare la validità legale del documento, la procedura da seguire è la seguente:
- Convertire il file da firmare in PDF, che è un formato non modificabile. Ciò può essere fatto direttamente dai programmi di Office, selezionando l’opzione di salvataggio in formato PDF, oppure tramite siti web specializzati che consentono la conversione di vari tipi di file in PDF.
- Una volta ottenuto il PDF, è possibile procedere con la firma digitale. È importante assicurarsi che la smart card sia inserita correttamente nel lettore, con il chip rivolto verso l’alto.
- Nella finestra di firma digitale, inserisci il PIN della smart card che contiene il tuo certificato di firma digitale e seleziona il formato desiderato (il formato P7M è lo standard per la firma digitale).
- Clicca su “firma” e attendi la conferma del messaggio “Documento firmato” per completare la procedura.
Il software di firma digitale può anche offrire opzioni aggiuntive, come l’aggiunta di una marca temporale o la crittografia del file con una password. La marca temporale certifica la data e l’ora in cui è stata apposta la firma sul documento, consentendo la verifica anche se il certificato di firma dovesse scadere. La crittografia con password protegge il documento in modo che possa essere aperto solo dai destinatari autorizzati che possiedono la chiave pubblica corrispondente.
Documento con firma digitale: esempio d’uso con Notarify
Notarify è la piattaforma n. 1 al mondo per la notarizzazione in blockchain. Non solo ti permette di firmare digitalmente qualsiasi tipo di documento direttamente online, ma ti garantisce un cloud completo per automatizzare la gestione dei tuoi file e proteggere i tuoi dati sensibili. Attraverso la validazione su 6 diverse blockchain, puoi certificare facilmente ogni tuo file digitale. In che modo?
Caricando un file da qualsiasi dispositivo, è possibile validarlo su sei diverse blockchain, salvarlo nel cloud e renderlo accessibile per la visualizzazione e il download. Durante la fase di certificazione, è possibile aggiungere una firma grafica al documento e una firma video-biometrica al file. Quest’ultima, grazie all’Intelligenza Artificiale, effettua un confronto tra un documento d’identità caricato e il video registrato, rendendo il file incorruttibile e non ripudiabile. Con Notarify, puoi contare su una notarizzazione affidabile, sicura e conforme ai più elevati standard tecnologici.
